台風でフライト欠航→出張キャンセル。何ができたか?
今日から海外出張の予定だったのですが、
台風でフライトが欠航になり、かつ今後数日間は目的地への
フライトが確保できなかったため、出張が取りやめになってしまいました。
出張取り止めを防ぐために何ができたのか?振り返ってみます。
■状況
・10/12の21時頃、同行者からの連絡で欠航が判明。対処について相談。
・21:30 航空会社HPを確認。問い合わせ窓口は閉まっていたため、
10/13の朝に電話することとする。
・22:00 旅行会社にメールで連絡。折り返し電話を受け対応を相談。
・10/13の8時、航空会社に電話するもつながらない。
1時間ほどかけ続けようやくつながるが条件にあう代替便はない。
・同行者、上司と相談し、出張取り止め。
■振り返り
1.何か起きた時の対応を事前に検討しておくべきだった。
天気予報では日曜日には晴れているから大丈夫!と
上司とは空港までの交通手段だけを相談していました。
そのためいざ欠航がわかった時、何を判断基準として
誰に判断を仰ぐかがあいまいで、状況の把握と相談に数時間かかりました。
せめて「想定外の状況になったとき誰がどう決めるか」を決めておくべきでした。
2.欠航時の対応
もう少し早く実施しておけばよかった事の備忘録。
①航空会社のHPチェック。
②航空券を取ってくれた旅行会社への緊急連絡先の登録。
③代替便予約にあたり、いつまでに出張先につければOKかの検討。
もともと2日間の国際会合の前日に到着する予定でした。
「乗り換え便も含め、会合初日の昼までにつける便」で設定しましたが
同行者との意識合わせができないまま見切りで予約を検討しました。
④航空会社への変更依頼メール。
問い合わせ窓口にはメールと電話がありました。
10/12の夜時点で電話を選択しましたが、10/13朝につながらなかったため、
結局メールでも変更依頼しました。
最初から両方の手段で連絡しておけばよかったです。
⑤様々な経路の検討。
違う航空会社、乗り継ぎ便、翌日便に加え、車で2時間以内程度の
空港も対象に検討してもよかった。
次の出張時にはもう少し準備を整えて臨みたいと思います。