Umeko's diary

育児も仕事も大切。日々の出来事や、習ったことから得た気付きや学びを書いていきます。

【海外赴任】英語議事メモの取り方:やれることがわかると、自分もできる。

入社してすぐ、英語の電話会議での議事録作成を任されました。

・・・録音した音声を何十回聞いてもさっぱりわからない。

英語そのものだけでなく、専門用語も、他国からの発言者も、議論の要旨も、わからない尽くしで、深夜までかかっても大した議事録を作れず、へこみました。

 

それからは、会議ではひたすら聞き取れた単語をマシーンのように手書きでノートに書きとり、後から発言を類推して音声を聞きなおすのが私のメモの流儀に。背景知識が増え、人がわかるようになってからは、それでもなんとかやっていけました。

 

しかし、赴任してからは毎日複数の英語会議。自分のわからない分野に突然呼ばれて発言を求められることも。これまでのやり方では毎日徹夜です。

 

そこで抜本的に英語のメモの取り方を変えました。

1.しっかり予習をする。

会議に参加することになったら事前に発表者にアクセスして資料を取り寄せる。わからない略語があれば会議が始まる前に発表者に聞きに行く。自分に関係のありそうな箇所があれば、国内の関係者に確認するだけでなく発表者と下ネゴをしておく。会議は準備が9割と思い知りました。

 

2.PCでメモを取る。

後からメモ起こしをする手間を省くため、会議場でメモを書きました。といっても一からでは効率が悪いので、予習もかねて下書きをしておき、大きな議論があったところや、資料と違う結論になったところはハイライトして、会議後関係者に確認を取りました。

 

3.学会のメモは聞き取れたところを中心に。プレゼン資料からメモ起こし。

学会やワークショップなどでは予習する時間はありません。すべてを書き起こすのは諦め、自分のアンテナが興味深いと感じたところが聞き取れている場所として、聞き取れたところを中心に。また、撮影が禁止されていなければプレゼンチャートの大事なところをカメラで撮影し、追記をしていました。

 

長い間の非効率的なやり方を変えられたのは、必要に差し迫られたせいもありますが、先輩が会議が終わった瞬間に議事メモを送信した姿を見たおかげ!

それまでは「完璧なメモを時間をかけて作る」ことを目的としていたけれど、別の価値観があること、そして「やったらできる」と分かったことはまさに目から鱗でした。

 

人のやり方を真似て、何が骨子か考え、自分の時間を生み出す。基礎ですが本質です。